Pourquoi externaliser la gestion de votre système d’information ?
La gestion du système d’information peut devenir une réelle mine d’or si elle est exploitée d’une manière optimale. Pour une entreprise, le système d’information est un élément crucial qui l’aide à mener à bien sa stratégie. C’est également un moyen qui lui permet d’atteindre ses objectifs. Des sociétés offshores à l’île Maurice peuvent vous aider à gérer votre système d’information pour en tirer le meilleur parti.
Se focaliser sur son cœur de métier
Beaucoup d’entreprises ont actuellement des difficultés à se concentrer sur leur centre d’activités. En se focalisant sur la gestion de leur système d’information, ces sociétés s’éparpillent. Elles ne se recentrent plus sur leurs cœurs de métiers. En choisissant d’externaliser la gestion du système d’information avec des sociétés offshores à l’île Maurice, l’entreprise peut allouer leurs ressources à leurs principales tâches.
C’est par exemple le cas pour une entreprise spécialisée dans le domaine du marketing. En externalisant la gestion de son système d’information, elle pourra recentrer ses sources. Ce sera l’occasion pour elle d’affiner ses stratégies et de rechercher de nouveaux contrats.
Disposer d’un système d’information sécurisé
La sécurité du système d’information est un problème omniprésent. Les cybers attaques peuvent survenir de partout afin d’avoir accès aux informations personnelles des clients d’une entreprise. Chaque société quelle que soit son envergure se doit alors de protéger ses données contre les intrus. Pour cela, il faut mettre en place un système de protection des données en possession de l’entreprise. Afin d’éviter ce genre de désagrément, il est conseillé d’externaliser la gestion du système d’information. Des établissements spécialisés, tels que des sociétés offshores à l’île Maurice, offrent des solutions intéressantes pour protéger et préserver les bases de données.
S’appuyer sur l’expertise des professionnels
En collaborant avec des prestataires externes, comme des sociétés offshores à l’île Maurice, vous choisissez de travailler avec des experts dans ces domaines. Ils seront capables de vous conseiller sur la gestion de votre système d’information. L’externalisation de la gestion du système d’information est un processus complexe. Afin de réussir cette procédure, l’expert de votre choix vous aidera à coordonner l’intervention de chaque acteur dans la chaîne. Il pourra répondre à vos questions que ce soit d’ordre technique ou financier. En externalisant, vous obtiendrez l’aide d’un professionnel chevronné dans la gestion des données. Il fera preuve de rigueur afin de limiter les risques qu’implique la gestion des bases de données.
Être capable de répondre aux dispositions légales
La loi sur la protection des données personnelles devient de plus en plus stricte. En travaillant avec une société offshore d’externalisation, vous aurez une meilleure vue sur le traitement de vos données. Un expert dans le domaine de la gestion du système d’information peut vous être d’une aide précieuse. Il pourra vous informer sur les dispositions légales concernant la gestion des données. La gestion du système d’information est un domaine assez complexe. Afin d’éviter les poursuites, il est important qu’elle soit gérée minutieusement. Si l’entreprise titulaire des informations confidentielles ne traite pas les données en sa possession avec minutie, elle s’expose à des sanctions sévères.
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Bien choisir son prestataire pour externaliser ses services
La tendance actuelle des grandes entreprises est d’externaliser certains services ou l’ensemble de leur entité à l’étranger. Si vous avez décidé d’en faire le même et obtenir un permis travail Ile Maurice, vous devez d’abord faire un choix pertinent de prestataire d’outsourcing. Mais en premier lieu, vous devez également définir vos besoins ainsi que votre attente. Voici des conseils pour optimiser votre choix.
Faire une recherche approfondie sur les prestataires
Le but principal lorsqu’on opte pour l’ouverture compte offshore Ile Maurice est d’améliorer l’image de votre entreprise, mais surtout pour qu’elle reste joignable pour vos clients. Par conséquent, vous êtes obligé de choisir un prestataire qui vous offre un service de qualité et sur mesure. De plus, ce dernier doit être modulable pour que vous puissiez l’adapter à vos besoins. De plus, votre outsourcing doit avoir une bonne réputation auprès de vos confrères. Cela vous permet d’être en confiance facilement. D’autant plus que si vous avez des objectifs, un prestataire avec une bonne réputation peut aisément vous aider à l’atteindre. Mais le plus important est que votre futur partenaire doit répondre à tous vos besoins.
Opter pour un prestataire flexible
De nombreuses entreprises actuellement optent pour la création d’une société offshore Ile Maurice ou Seychelles pour externaliser une branche de leur entité. Souvent, il s’agit de la gestion du service clientèle. Dans ce cas, lorsque vous faites le choix d’externaliser votre entreprise, vous devez tenir compte des horaires de votre société offshore. Certains de ces prestataires offrent un service 24 heures sur 24 pour être en accord avec leur partenaire à l’étranger. Alors, pour donner satisfaction à vos clients, il est plus judicieux de préférer un partenaire qui n’est pas loin de votre maison mère. De plus, l’île Maurice et Seychelles n’a pas un grand décalage horaire si vous vous situez en France.
Préférer le prestataire qui a le moindre coût
Souvent lorsqu’une entreprise décide d’externaliser ses services, c’est qu’il a besoin de diminuer certain coût de son entreprise. En plus des autres critères, vous devez choisir celui qui vous propose le prix le plus abordable. C’est-à-dire qu’il doit allier le moindre coût et un service de qualité. Cela vous permet de diminuer vos charges, mais également d’augmenter vos bénéfices. En choisissant, une société offshore à l’étranger, vous avez plus de change d’obtenir cet avantage par rapport à une société d’externalisation métropolitaine. Entre les deux, il y a une grande différence de prix qui n’est pas du tout négligeable. Or elles peuvent vous offrir les mêmes prestations.
Assurer l’expérience de votre prestataire
C’est la clé pour réussir une externalisation. Un prestataire sans expérience peut vous faire perdre du temps, de l’argent, mais surtout des clients. Vous devez alors être exigeant sur ce critère particulier. Il est possible que ce soit préjudiciable pour certaines sociétés offshores qui débutent, mais vous ne pouvez pas prendre le risque, car vous avez beaucoup à perdre. Pour savoir qu’une entreprise outsourcing a le savoir-faire nécessaire, il doit avoir de nombreuses années d’existence à son actif. N’hésitez surtout pas à demander depuis quand elle exerce son activité. L’ensemble de ses collaborateurs doit être également des personnes sérieuses et professionnelles. Il s’agit tout simplement alors de s’assurer que les managers s’y connaissent en recrutements.
Conclusion
De plus en plus d’entreprises se tendent vers l’externalisation pour se libérer de certaines tâches encombrantes dans leur entité. Toutefois, ce n’est pas un choix à faire à la légère, car même si c’est un prestataire qui est responsable d’une partie de votre entreprise, votre image est toujours en jeu. Avec les nombreux paramètres proposés, vous pouvez facilement choisir le prestataire idéal pour externaliser certains de vos services.
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Pourquoi externaliser la saisie comptable ?
La création société offshore Ile Maurice est aujourd’hui le centre d’intérêt de nombreux investisseurs. La concurrence est rude, même si les secteurs d’activité prometteurs ne manquent pas. Pour exceller dans votre activité, il vous faut un bon management et la comptabilité fait partie des tâches les plus délicates et les plus importantes. Découvrez tout sur l’externalisation de la saisie comptable.
Les avantages d’externaliser la saisie comptable ?
Il n’est pas facile de gérer la comptabilité d’une société, pourtant cette tâche, parfois fastidieuse, est le centre même du bon fonctionnement de la société. C’est là que se déroulent toutes les questions financières. Il y de beaucoup d’avantages d’externaliser la comptabilité de votre entreprise. Vous gagnerez d’abord plus de temps en confiant ce long processus à une société externe. Vous disposez d’une équipe externe, à qui vous faites confiance. Ce peut être une entreprise ou une personne indépendante.
De plus, c’est nettement plus économique. À l’île Maurice, de nombreuses sociétés offshores prennent en charge la saisie comptable. Les tarifs sont compétitifs, surtout si vous avez recours à l’ouverture compte offshore Ile Maurice. En optant pour une agence offshore à l’île Maurice, vous serez au courant sur les nouveautés du secteur dans les pays où l’investissement prend de l’ampleur. C’est pourquoi l’externalisation de la saisie comptable est une alternative qui vous allégera de vos lourdes tâches.
Mise en garde importante
L’externalisation de la comptabilité est donc une bonne décision. Néanmoins, sachez que vous êtes bien obligé de partager vos données financières à une tierce personne qui en prendra le contrôle. Vous êtes à la tête de votre société, mais vous avez besoin de cet accompagnement, faites-en sorte que vous puissiez prendre le contrôle quoi qu’il arrive.
L’externalisation saisie comptable intégrale
Si vous confiez la gestion de votre comptabilité à une entreprise, celle-ci prendra en charge l’intégralité du processus comptable dans tous les domaines. Vous ne serez plus obligé de gérer votre comptabilité ni encore de mettre en place le système de travail. Tout ce qui concerne la révision et l’arrêté de vos comptes mensuels et annuels seront assurés par la société offshore.
Cette entreprise assure aussi la consolidation et le reporting. De plus, elle est en mesure de préparer un audit financier en cas de besoin. Toute la conception et la réalisation des procédures sont à la charge de la société. Les experts comptables sont en mesure de vous donner des conseils efficaces pour l’avancement de votre entreprise sur le plan financier.
Ce premier type d’externalisation de la comptabilité vous permet de vous consacrer entièrement à votre activité, vous aurez moins de stress et vous aurez un rapport journalier des activités liées à la comptabilité. L’entreprise pourra vous partager les fichiers sur lesquels elle a travaillé, vous pouvez voir ses activités via votre réseau ou votre intranet.
L’externalisation saisie comptable simplifiée
L’externalisation saisie comptable est une forme de sous-traitance offshore qui connaît un essor considérable à l’île Maurice. De nombreuses sont les entreprises qui font confiance au savoir-faire des Mauriciens dans ce domaine.
Dans le cas d’une prestation simplifiée, une partie des procédures comptables sera fait par la société offshore sous couvert d’un expert-comptable travaillant dans vos locaux. Cela allégera sa tâche, mais vous permet aussi de gagner en efficacité et en rapidité dans l’accomplissement des différentes procédures.
Le coût de la prestation reste alors moindre, et c’est encore mieux si vous ne léguez qu’une part des fonctions. Vous avez alors un expert-comptable dans vos locaux, il s’occupe de tout ce qui concerne les provisions, l’établissement des comptes annuels, le bilan annuel et toutes les tâches complexes. Mais la société offshore s’occupera de la saisie comptable.
Les conditions à respecter sur l’externalisation saisie comptable
Premièrement, comme il s’agit de partager vos données financières, la confiance doit être établie entre les deux parties client-opérateur. Voici les règles obligatoires à suivre :
Pour vous
L’externalisation de la saisie comptable doit émaner d’une réelle volonté de votre part. Vous devez suivre une procédure exacte du flux de courriers. Vous devez ainsi disposer d’un intranet ou d’un serveur adéquat pour suivre de près les opérations perpétrées par votre prestataire. Vous devez disposer d’un plan comptable bien clair, incluant les conditions que vous imposez pour le bon fonctionnement de la société.
Que ce soit une prestation intégrale ou simplifiée, vous devez avoir un interlocuteur ou un assistant présent dans vos locaux afin d’échanger les moindres détails sur les innovations en cours ainsi que les crises éventuelles. Vous devez absolument comprendre les différences culturelles et ethniques, car c’est là un point délicat dans la sous-traitance avec les sociétés offshores.
Pour vos prestataires
La société offshore doit impérativement être composée de personnel compétent et expérimenté, ayant suivi des études sur la comptabilité. Pour la saisie comptable, les opérateurs n’ont pas besoin de connaissances approfondies. Le meilleur prestataire est celui qui peut gérer la saisonnalité afin que les échanges puissent être réguliers.
Les opérateurs doivent être disponibles à tout moment pendant les heures de bureau, tout comme les chefs de projet et les autres intervenants. Les tarifs proposés doivent être dans les normes par rapport à la moyenne sur le marché, sachant que le client prendra en compte des tarifs compétitifs sur le marché.
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Externaliser ou internaliser : 4 points à soulever avant de prendre une décision en entreprise
L’évolution des technologies numériques ne cessent d’apporter son lot de changement dans le quotidien des entrepreneurs. Face à une mutation importante du numérique, bon nombre d’experts choisissent aujourd’hui de travailler en autonome au lieu de rester cloîtrer entre les quatre murs d’ne entreprise. Le travail en freelance est désormais une tendance qui témoigne de la nécessité d’apporter de grandes améliorations dans les milieux de travail traditionnels. D’un autre côté, le dilemme se pose lorsqu’il s’agit de trouver un véritable professionnel capable d’aider une entreprise à atteindre ses objectifs sans ruiner son budget annuel. La solution d’externalisation est-elle à privilégier par rapport à l’internalisation ? Voici quelques points essentiels à tenir en compte avant de prendre une décision en entreprise.
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La pérennisation de la mission
Choisir d’externaliser ou d’internaliser une mission dépend essentiellement d’un contexte temporel. Pour répondre à un besoin ponctuel ou pour une mission de courte durée, le choix de l’externalisation est une option à envisager. En effet, créer un poste éphémère au sein d’une structure déjà en place risque d’occasionner des conséquences ingérables une fois la mission achevée. Mais encore faut-il apporter des précisions techniques sur la durée exacte de la mission.
La solution d’externalisation s’impose dans le cadre de certaines missions comme le management de transition. La consultance est en effet la solution idéale pour ce type d’expertise qui exige la maîtrise de méthodologie projet pour obtenir des résultats types. En revanche, une mission de conseil peut être traitée en interne du moment que l’expert recherché est disponible.
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Les ressources indispensables
Pour pouvoir traiter une mission en interne, il faut d’abord avoir les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés au préalable. Cela concerne à la fois les éléments techniques et humains dont l’expertise et les qualifications doivent correspondre exactement aux besoins de la mission. Du moment que l’entreprise dispose de ces ressources essentielles, l’internalisation demeure une solution envisageable.
En revanche, la question du timing revient au cœur du dilemme dès lors qu’il s’agisse d’une mission importante qui doit démarrer dans l’immédiat. En effet, trouver un expert tiers externe capable de réaliser une quelconque mission en temps réel est plus facile que de recruter un professionnel en interne. Même pour une mission à durée indéterminée, les ressources internes d’une entreprise risquent de se confronter à un problème de temps, de qualifications et de compétences.
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L’environnement de projet
Plusieurs critères sont à réunir pour mener à bien une mission, que celle-ci soit d’une durée déterminée ou non. Choisir la solution de la consultance est une option intéressante pour avoir une vision objective des méthodologies à adopter. En revanche, les connaissances précises d’un élément interne sur l’environnement de l’entreprise sont des atouts non négligeables pour mener à bien un projet d’envergure.
Dans tous les cas, connaître la culture environnementale d’une entreprise permet de réaliser des missions multiples dans le respect total des engagements de celle-ci. Mais dans le cas de missions plus stratégiques, un salarié peut avoir du mal à exprimer clairement ses opinions de peur de remettre en cause sa loyauté envers son employeur.
Les conflits d’intérêts se gèrent beaucoup mieux lorsqu’ils passent entre les mains d’un expert externe. Le recours au service d’un consultant est une solution parfaite pour se détacher des problèmes d’attachement et d’appartenance. Dans une phase d’audite, par exemple, il convient de resté pragmatique et objectif pour ne pas fausser les résultats obtenus.
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Le coût
L’entrepreneur doit toujours tenir compte du budget disponible avant d’entamer une mission au sein de l’entreprise. Pour une mission ponctuelle, la solution d’externalisation est avantageuse car elle est souvent moins coûteuse. Dans le cas d’une mission de longue durée, une ressource interne est certainement plus abordable.
Dans tous les cas, il est plus raisonnable de raisonner en termes de valeur ajoutée. Si le budget est un élément crucial à considérer, il est aussi important de penser aux retombées financières qui vont découler de ladite mission. Bien souvent, les bénéfices qui découlent de l’externalisation d’une mission sont souvent plus conséquents que les frais engagés pour l’opération.
Externaliser est-il mieux qu’internaliser ? Il ne peut certainement pas y avoir de fausse ou bonne réponse à cette question. Néanmoins, dans le contexte actuel, la solution d’externalisation reste une option très appréciée de nombreuses entreprises. Le développement de l’offshore dans les pays étrangers comme l’île Maurice en est la preuve. L’engouement qui se matérialise autour de l’externalisation se justifie d’ailleurs par le développement du métier de freelance dans le monde. Pour optimiser les résultats attendus d’une mission, un mix d’internalisation-externalisation serait aussi envisageable.
3 bonnes raisons qui vont vous convaincre d’externaliser vos activités administratives
Externaliser une partie ou la totalité des activités administratives de votre entreprise est un excellent moyen pour développer vos activités principales et faire plus de bénéfices. L’outsourcing est un procédé très courant qui consiste à confier des tâches récurrentes à un prestataire tiers afin de permettre au reste de votre personnel de se concentrer sur les ventes de l’entreprise. Très souvent considérée comme un risque, l’externalisation représente pourtant une opportunité à saisir vous permettant de vous concentrer davantage sur le cœur de vos activités. Elle vous permet de gagner du temps et de l’argent tout en accordant une importance optimale à vos activités de « Back Office » : administratives, juridiques et financières. Pas encore convaincu ? Voici 3 bonnes raisons qui vont certainement vous faire changer d’avis.
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Vous pouvez vous concentrer davantage sur votre « business »
Pénétrer l’univers du business exige de vous un planning très détaillé de vos activités. Vous devez penser à plusieurs choses à la fois. Entre le développement du produit ou du service, la prospection de nouveaux clients, la mise en place d’une stratégie de communication efficace, la recherche de partenariats fiables, le recrutement ou la formation du personnel, la gestion des critiques ou encore la gestion du budget d’investissement, va vous constituer une activité à plein temps.
A cela s’ajoutera pourtant forcément, quelques contraintes administratives et financières non négligeables qui, en plus de bouffer votre temps, vont générer d’autres tâches à réaliser. Ce sont ces activités à faible valeur ajoutée que vous devez externaliser pour mieux vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
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Vous générer un ROI conséquent
Opter pour la solution d’externalisation signifie consacrer une partie du budget d’investissement à des services complémentaires qui bien évidemment, sont parfaitement gérables en interne. Avec une telle vision en tête, vous handicapez le développement de votre entreprise sur le moyen terme. En effet, vous investissez dans une nouvelle activité mais il s’agit d’un investissement rentable sur le long terme. En faisant le calcul, vous vous apercevrez même que vous réduisez conséquemment vos dépenses en termes de charges relatives à la mise en place d’un département dédié à l’administration au sein de votre entreprise. De plus, externaliser coûte souvent moins cher que de recruter un personnel qualifié en interne.
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Vous contrôlez votre budget et le timing avec des prestations forfaitisées
Gérer les tâches administratives de votre entreprise en interne peut impacter directement sur le timing et la gestion de votre timing. L’outsourcing vous propose des prestations personnalisées, adaptées à vos besoins et vos objectifs. Vous obtenez alors l’assurance d’un travail réussi, sans avoir à payer plus que ce que vous devez.
L’île Maurice est une destination offshore très appréciée pour les nombreux avantages qu’elle offre aux investisseurs. Offshore Society est une entreprise spécialisée dans la création d’une entreprise offshore à l’île Maurice et aux îles Seychelles. Notre équipe de professionnels vous accompagne dans toutes les démarches nécessaires pour vous aider à développer votre activité à l’île Maurice.
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Pourquoi et comment externaliser des services à l’étranger ?
Externaliser des services à l’étranger signifie pour une entreprise, confier une partie de ses activités à des organismes tiers. L’externalisation convient aux grandes entreprises comme aux PME, et leur offre l’avantage de mieux se concentrer sur leurs activités principales. Plusieurs structures françaises optent aujourd’hui pour l’externalisation des services à l’étranger. Comment procéder pour mener un tel projet et pourquoi externaliser ?
Pourquoi externaliser ?
La concurrence est actuellement rude pour l’ensemble des acteurs qui oeuvrent sur le marché. Pour rester leader dans son domaine, il faut rester performant et viser plus haut que les autres. Une des solutions pour atteindre cet objectif est l’externalisation car elle permet de se concentrer sur ses forces. Déléguer certaines tâches à des entreprises spécialisées s’avère souvent intéressant pour permettre à son entreprise de devenir encore meilleure.
Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à externaliser :
- La complexité du métier qui requert l’embauche et le maintien de spécialistes souvent coûteux.
- Le besoin de se concentrer sur ses compétences clés et son coeur de métier.
- L’insuffisance de la valeur ajoutée d’une fonction qui pousse à développer des compétences ad hoc.
- Le besoin d’acquérir plus de souplesse en évitant d’investir dans des activités périphériques qui rendraient la structure plus rigide.
Quelles activités externaliser ?
Une entreprise choisit souvent d’externaliser des activités chronophages pour gagner du temps. Il s’agit essentiellement de :
- La comptabilité : un domaine plutôt sophistiqué où le risque d’oubli et d’erreurs est élevé et peut coûter une fortune à l’entreprise.
- Le support informatique parce qu’il est toujours mieux de confier la rédaction d’articles et/ou la gestion d’un contenu web à des professionnels pour une plus grande rentabilité.
- Le secrétariat parce que les tâches administratives (mails, courriers, appels…) sont toujours mieux gérées par un assistant à distance ou un télésecrétaire.
Quels types d’externalisation choisir ?
Il existe 3 types d’externalisation :
- L’impartition ou infogérance : les travaux réalisés par le sous-traitant ne génèrent pas de revenus (accueil, secrétariat, tâches administratives…). L’entreprise dirige et coordonne le déroulement des opérations. Elle participe également à la conception, la réalisation et l’amélioration de celles-ci.
- Les achats sur catalogue : ce sont généralement des achats répondant à des besoins ponctuels. Le sous-traitant n’est pas libre de faire une action et doit strictement suivre les directives du client/de l’entreprise.
- La sous-traitance via l’ouverture d’une société offshore : un contrat est confié à une entreprise (prestataire) qui est tenue de suivre les directives et les spécifications fournies par le client (donneur d’ordre). Il y a dans ce cas, la sous-traitance de capacité et de spécialité.
Quels avantages à externaliser ?
L’Outsourcing présente de nombreux avantages, mais ces derniers varient en fonction du type d’opération choisie. Les principaux avantages de l’externalisation sont :
- Une meilleure gestion des emplois de l’entreprise.
- L’accès à une main d’oeuvre spécialisée et qualifiée.
- Une meilleure productivité.
- Une plus grande flexibilité.
- Une valeur ajoutée sûre.
- La réduction des effectifs et éventuellement des coûts et des charges.
- Le respect des normes de sécurité.
- La possibilité de négocier les tarifs avec les prestataires.
- La rapidité des délais d’exécution.
L’efficacité d’un projet d’externalisation passe obligatoirement par le choix d’une agence sérieuse et professionnelle. Pour réussir une telle opération, il convient de collaborer avec un intermédiaire spécialisé comme Offshore Society.
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